Cómo cobrar por WhatsApp en Colombia: guía para empresas

Para cobrar por WhatsApp en Colombia necesitas tres cosas: enviar desde la plataforma de WhatsApp Business (la API, no el celular de alguien de la oficina) con plantillas aprobadas por Meta, un link de pago que acepte los métodos que tus usuarios ya usan, y reglas de envío que respeten la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m., los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m. y nunca domingos ni festivos. Con esas tres piezas, un cobro por WhatsApp se abre el 98 % de las veces, frente al 20 % del correo.

Esta guía explica cada pieza, los errores que más cuestan y cómo se ve un cobro por WhatsApp de punta a punta con los cobros por WhatsApp de OnePay.

Por qué cobrar por WhatsApp funciona en Colombia

WhatsApp lo tiene el 98 % del país. Es la app que la gente abre sin que se lo pidan, y por eso un cobro que llega ahí se lee. Las cifras públicas de OnePay lo muestran: el 98 % de los cobros por WhatsApp se abre, y el 60 % de los pagos por WhatsApp se completa en las primeras 14 horas.

Hay otra razón menos obvia. PSE alcanza al 38 % de la población, mientras que los métodos de pago digitales llegan al 95 %. Si el cobro llega al chat con un link que acepta PSE, tarjeta, Nequi, Daviplata y Bre-B, el usuario paga con lo que tiene a mano, sin buscar referencias ni entrar a un portal. El cobro llega al pagador, no al revés.

Qué necesitas para cobrar por WhatsApp

WhatsApp Business App o WhatsApp Business Platform

La app de WhatsApp Business sirve para conversar a mano desde un teléfono. Para enviar cobros automáticos a cientos o miles de usuarios, con el nombre de tu empresa y sin depender de que alguien copie y pegue mensajes, se usa la plataforma de WhatsApp Business (la API), que se conecta a través de un proveedor autorizado por Meta. OnePay es WhatsApp Business API Partner de Meta.

Con OnePay tienes dos caminos. Puedes cobrar desde el primer día con la infraestructura de envío de OnePay, o conectar tu propio número de WhatsApp Business (número dedicado y nombre visible aprobado por Meta) para que los mensajes salgan con tu marca. La línea propia se activa con el equipo de OnePay y se pone en marcha en días, sujeta a la verificación de Meta.

Plantillas aprobadas por Meta

Un mensaje que inicia una conversación con el usuario tiene que usar una plantilla aprobada por Meta. Según la documentación de Meta, los mensajes de plantilla son el único tipo de mensaje que se puede enviar fuera de la ventana de atención al cliente, y cada plantilla se clasifica en una de tres categorías: utilidad, marketing o autenticación.

Un recordatorio de pago es, por naturaleza, un mensaje de utilidad: Meta pone como ejemplo de esa categoría los avisos del tipo "tu pago mensual de un servicio se cobrará en tal fecha". Pero Meta revisa las plantillas aprobadas y puede pasarlas a marketing si tienen contenido promocional. Por eso, un recordatorio con una oferta o un descuento puede terminar clasificado como marketing, y esa categoría cuesta más.

En OnePay recibes plantillas predefinidas para cada etapa de la cobranza, con variables (nombre, monto, vencimiento, concepto, fecha de corte). Las plantillas personalizadas se crean y se presentan a Meta para aprobación, y el panel muestra su estado (borrador, pendiente, aprobada o rechazada). Si Meta clasifica una plantilla como marketing, el panel te avisa y te da un enlace para apelar.

Un link de pago con todos los métodos

El mensaje es la mitad del trabajo. La otra mitad es que pagar sea corto. Cada cobro de OnePay tiene un link único que abre un checkout con la marca de tu empresa, donde el usuario elige PSE, tarjeta, Nequi, Daviplata, Bre-B o efectivo con referencia y paga en 4 clics. Si ya tiene un método guardado, paga sin salir de WhatsApp con un formulario nativo (WhatsApp Flows). Más detalle en links de pago. A diferencia de una pasarela de pagos, que espera a que el usuario llegue a tu sitio, aquí el cobro llega al usuario; si estás comparando opciones, revisa nuestra guía de pasarelas de pago en Colombia.

Horarios de cobranza: lo que exige la Ley 2300 de 2023

La Ley 2300 de 2023, conocida como la ley "Dejen de fregar", protege la intimidad de los consumidores frente a las gestiones de cobranza. Aplica a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y a todas las personas naturales y jurídicas que cobran de forma directa, por terceros o por cesión de la obligación. Estas son sus reglas principales:

• Canales autorizados: solo puedes contactar al usuario por los canales que él autorice. Informa tus canales antes y deja que elija.

• Horario: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m. Ningún contacto los domingos ni los festivos.

• Frecuencia: una vez establecido un contacto directo con el usuario, no puede ser contactado mediante varios canales dentro de una misma semana ni en más de una ocasión durante el mismo día.

• Referencias: está prohibido contactar a las referencias personales del deudor.

• Otros horarios: si el usuario quiere que lo contacten en otro horario, debe pedirlo expresamente en un documento distinto al contrato y posterior a su firma.

En OnePay, los recordatorios salen únicamente en el horario permitido; lo que cae fuera se reprograma. Cada regla de cobranza contacta a cada usuario como máximo una vez al día, y los recordatorios se detienen solos cuando el cobro se paga o se cancela. Los pagos, en cambio, se reciben 24/7. Revisa con tu equipo legal cómo aplican las reglas de frecuencia a tu operación.

Paso a paso para empezar a cobrar por WhatsApp

1. Conecta tus facturas. OnePay se integra con Siigo, Alegra, los sistemas de gestión de los ISP o cualquier sistema por API o archivo. Sin un celular válido en la factura no sale el cobro por WhatsApp, así que revisa esos datos primero. Mira las integraciones de facturación.

1. Configura el checkout con tu marca: logo, colores, subdominio, métodos de pago y datos de soporte.

1. Elige la línea: la compartida de OnePay para empezar hoy o tu línea propia.

1. Define las etapas de cobranza: OnePay trae etapas configurables (Recordatorio, Por vencer, Vence hoy, Vencido, Precorte, Corte y Reactivación). Cada regla define cuándo sale, con qué plantilla, a qué hora y por qué canal. Así funciona la cobranza inteligente con IA.

1. Activa el asistente de WhatsApp: atiende al usuario en el mismo chat (consulta de deuda, pago, reenvío del link, registro de un método, activación del débito automático y recepción de comprobantes) y verifica su identidad con un código antes de mostrar información sensible.

1. Mide: enviados, entregados, leídos, clics y pagos por campaña y por cobro.

Ejemplo de mensaje de cobro por WhatsApp

Así se ve un primer aviso con variables, listo para presentar como plantilla de utilidad:

Hola {{nombre}}, tu factura de {{concepto}} por {{monto}} ya está disponible y vence el {{fecha}}. Puedes pagarla aquí con PSE, tarjeta, Nequi, Daviplata o Bre-B: {{link}}

Y un recordatorio el día del vencimiento:

Hola {{nombre}}, hoy vence tu factura de {{concepto}} por {{monto}}. Paga en 4 clics desde este link: {{link}}. Si ya pagaste, ignora este mensaje.

Mantén el tono informativo, sin promociones, y con el nombre de tu empresa visible.

Errores comunes al cobrar por WhatsApp

• Cobrar desde un número personal: no escala, no deja trazabilidad y genera desconfianza.

• Enviar fuera de horario: además de molestar, va contra la Ley 2300 de 2023.

• Mezclar cobro y promoción: un recordatorio con ofertas puede pasar a la categoría de marketing.

• Seguir cobrando a quien ya pagó en la oficina: reporta los pagos hechos por fuera para que los recordatorios se detengan.

• Pedir comprobantes y verificarlos a mano: con un link de pago, el pago se concilia solo con su factura.

Si quieres ir más allá del cobro y vender o atender dentro del chat, mira cómo funciona el comercio conversacional.

Preguntas frecuentes

¿Es legal cobrar por WhatsApp en Colombia?

Sí, siempre que el usuario haya autorizado ese canal y respetes la Ley 2300 de 2023: contacto de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, sin contactar a referencias personales y respetando los límites de frecuencia.

¿A qué horas se pueden enviar recordatorios de cobro?

De lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, como exige la ley colombiana. En OnePay, lo que cae fuera de ese horario se reprograma, y los pagos se reciben a cualquier hora.

¿Los mensajes pueden salir con el nombre de mi empresa?

Sí. Se puede conectar una línea propia de WhatsApp Business con el nombre de la empresa aprobado por Meta, o empezar de inmediato con la infraestructura de envío de OnePay.

¿Cuánto cuesta cobrar por WhatsApp?

Cada cuenta de WhatsApp Business le paga a Meta sus conversaciones según la categoría de la plantilla (utilidad o marketing). Además, OnePay cobra una comisión por transacción exitosa según el método de pago y el volumen; las tarifas vigentes están en onepay.la/pricing.

¿El usuario puede pagar sin salir de WhatsApp?

Sí, si tiene un método guardado: paga dentro del chat con un formulario nativo (WhatsApp Flows). Con PSE o una tarjeta nueva, el botón abre el checkout, donde paga en 4 clics.